A espécie documental é o modelo juridicamente válido, redigido a partir de uma mesma construção semântica e formatado de maneira que valide e torne crível seu conteúdo.

A tipologia documental define o conjunto de documentos que se assemelham por seus caracteres essenciais, que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.

O suporte documental é definido como a divisão que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, ao conteúdo ou à técnica do registro.

O formato documental consiste na configuração que assume um documento, de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

O gênero documental é a configuração física do documento de acordo com a sua natureza, com o modo como foi confeccionado, com a quantidade, com o espaço e o volume que ocupa.