O diagnóstico reduz de forma racional a massa documental produzida, tramitada, dando destino final a elas de acordo com as fases que compõem o ciclo de vida dos documentos.

O diagnóstico levanta os elementos necessários que estão relacionados ao gerenciamento da informação e destaca soluções que priorizam mudança, no tratamento dos documentos gerados e que são arquivados, de maneira equivocada. Porém, há um questionamento se há ou não mudanças, na gestão dos documentos, após a realização e a avaliação por meio desse instrumento.

O diagnóstico avalia o valor informativo que o documento contém.

O diagnóstico define como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia e tratamento das espécies documentais que são produzidas devem ser armazenadas, adequadamente, já que possuem valor legal, histórico, probatório e informacional.