arquivos produzidos por uma entidade coletiva, pessoa ou família não devem ser misturados aos de outras entidades produtoras.

depósitos de arquivamento intermediário devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos.

arquivos de mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora e as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.

arquivos privados podem ser identificados pelo poder público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e o desenvolvimento científico nacional.