O assunto de um correio eletrônico deve facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura automático. Caso não seja disponível, deve-se descartar o uso de correio eletrônico.

Mesmo não havendo forma rígida quanto à estrutura da comunicação por correio eletrônico, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.