Em treinamento destinado aos novos servidores, o responsável pelo setor de documentação explicou que os arquivos são essenciais para a preservação da memória institucional, para a recuperação de informações e para o apoio às atividades administrativas. Durante a exposição, foi solicitado aos participantes que identificassem corretamente a definição e a função dos arquivos. Assinale a alternativa CORRETA sobre o tema.