São documentos produzidos no cotidiano escolar, podendo ser elaborados sem padronização formal, desde que atendam às necessidades internas da instituição.

Constituem registros formais da instituição, elaborados segundo normas específicas, com linguagem clara, objetiva e impessoal, possuindo validade administrativa e, em alguns casos, jurídica.

São documentos de uso interno, sem necessidade de controle ou arquivamento sistemático, uma vez que sua finalidade é apenas operacional.

Correspondem a registros administrativos que possuem valor apenas informativo, não sendo exigida formalidade quanto à linguagem ou estrutura.