Correspondências de natureza particular endereçadas a servidores devem ser abertas e registradas no sistema de protocolo antes da entrega definitiva ao destinatário.

O setor de protocolo deve reter documentos recebidos por via postal por um período fixo de 10 dias úteis para conferência antes de proceder à distribuição interna.

A distribuição consiste no encaminhamento dos documentos aos seus respectivos destinatários internos, após o registro no protocolo, garantindo, assim, o controle da tramitação e a correta destinação dos documentos em sua fase corrente.

A distribuição interna dispensa o registro de movimentação, visando conferir maior celeridade ao processo e reduzir a burocracia administrativa.

A distribuição deve seguir rigorosamente a ordem de chegada, sendo vedada a utilização de critérios de urgência ou de prioridades previstas em lei para organizar o encaminhamento.