Após o recebimento da correspondência, o registro formal pode ser dispensado quando o documento for imediatamente encaminhado ao setor destinatário, desde que haja controle interno do fluxo documental.

As correspondências oficiais expedidas pelo órgão devem observar a padronização institucional, conter identificação do remetente, numeração quando aplicável e registro adequado para fins de controle administrativo.

O recebimento de correspondências deve incluir a conferência do destinatário, o registro da data de entrada e o encaminhamento ao setor responsável, assegurando o adequado controle e a rastreabilidade documental.

controle da expedição de correspondências possibilita a verificação de prazos de envio, a comprovação do encaminhamento e a organização eficiente dos fluxos documentais da instituição.

O registro das correspondências recebidas e expedidas pode ser realizado por meio de sistemas eletrônicos ou livros de protocolo, permitindo o acompanhamento contínuo da tramitação dos documentos no âmbito institucional.