No decorrer de suas atividades, a administração pública produz e acumula documentos que passam por diferentes ciclos de utilização. O correto entendimento do ciclo de vida documental permite a destinação adequada de cada conjunto de papéis ou arquivos digitais. Segundo a legislação arquivística e a literatura da área, os conjuntos de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação e perderam sua vigência administrativa, mas que ainda devem ser preservados em virtude do seu valor probatório, informativo ou histórico-cultural, constituem o: