A gestão de documentos abrange os procedimentos e as operações técnicas de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, com vistas à eliminação ou à guarda permanente.

A avaliação documental autoriza a eliminação dos documentos públicos pelo critério do espaço disponível no depósito de guarda, registrada a destruição em termo lavrado pelo responsável do setor de protocolo.

O protocolo responde pela guarda definitiva dos conjuntos documentais encerrados, executando a digitalização e o descarte dos originais físicos ao término de cada exercício financeiro encerrado pela administração.

O arquivo corrente reúne os documentos de valor histórico e probatório destinados à preservação definitiva, consultados de modo eventual pelos pesquisadores, pela administração e pelos cidadãos interessados na memória institucional.