A destinação trata-se da elaboração, do recebimento e da retenção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade.

A produção é a tramitação do documento para o cumprimento da função administrativa, bem como seu arquivamento após cessar o trâmite.

O ciclo de vida dos documentos refere-se às sucessivas fases por que passam os documentos arquivísticos, da sua produção até sua destinação final, seja a guarda permanente ou eliminação.

A utilização refere-se à aplicação da decisão, após processo de avaliação, sobre quais documentos serão eliminados e quais serão encaminhados para a guarda permanente.

A teoria das três idades funciona como um esquema lógico para explicar que todos os documentos arquivísticos passam, obrigatoriamente, pelas três fases produção, utilização e destinação.