Durante a preparação de uma fiscalização, um Auditor Fiscal reuniu documentos eletrônicos provenientes de diferentes setores da administração pública. Para facilitar o acesso às informações, foi criada uma estrutura organizada de pastas no computador institucional, enquanto alguns arquivos passaram a ser utilizados diariamente por diferentes servidores. Com o objetivo de preservar a organização documental, reduzir duplicidades e manter o acesso rápido aos arquivos mais consultados, algumas providências foram avaliadas. Considerando o uso prático do sistema operacional Windows na rotina administrativa, a medida correta para essas finalidades é: