Para possibilitar precisão na recuperação de arquivos e pastas, recomenda-se não utilizar caracteres especiais, tais como “&”, “#”, vírgulas, parênteses e letras acentuadas.

Não é recomendado abreviar palavras, pois o uso de abreviaturas nos nomes de pastas e arquivos facilita a pesquisa e a recuperação de arquivos.

Outro aspecto importante é observar o limite de tamanho dos nomes dos arquivos, pastas e “caminhos linkados”, pois se o limite for ultrapassado podem acontecer problemas na realização de cópias e compartilhamentos

Para a manutenção, recomenda-se uma “limpeza regular” dos arquivos. Nem sempre é fácil identificar o que é antigo, o que é recente e o que é importante.

Exclusão de arquivos: é necessário ter bastante cuidado com o que é excluído de uma pasta de trabalho. Sugere-se a criação de uma pasta chamada “Inativos” e a movimentação dos arquivos antigos para ela.