O arquivo permanente destina-se à guarda de documentos históricos da instituição, sem utilidade prática para emissão de documentos escolares futuros.

O arquivo corrente deve armazenar os documentos financeiros e administrativos relacionados ao funcionamento da escola, enquanto as pastas dos alunos devem permanecer em arquivos externos.

O arquivo corrente reúne documentos de alunos ativos consultados frequentemente, enquanto o arquivo permanente preserva registros de alunos não ativos, ambos sendo indispensáveis para emissão de históricos escolares e comprovação da trajetória acadêmica.

O arquivo permanente pode ser descartado após a conclusão do curso do estudante, desde que exista cópia digital dos históricos escolares emitidos anteriormente.