Arquivo de terceiro idade é o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor probatório, jurídico e informativo, são documentos que já perderam seu valor de natureza administrativa, permitindo sua utilização para fins científicos, sociais e culturais.

O documento passará a constar no arquivo permanente quando atinge um estágio intermediário de vida, deixando de ser um arquivo corrente (de uso frequente) e passando a ser consultado menos frequentemente, mas ainda sendo relevante para a instituição.

O arquivo de primeira idade é constituído de documentos originários de arquivos correntes que precisam ser guardados por um tempo maior, por motivos administrativos, legais ou financeiros, e que não mais servem para o suporte das atividades institucionais.

Os arquivos intermediários incluem aqueles que são produzidos ou recebidos para atender às necessidades imediatas de uma organização e são mantidos próximos a seus produtores devido à sua relevância atual e uso frequente.

O arquivo de segunda idade consiste no conjunto de documentos vinculados aos objetivos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da elevada e rotineira frequência com que são consultados.