A gestão de documentos deve ser segmentada por unidades administrativas autônomas, de modo que os critérios de classificação atendam às especificidades técnicas de cada setor, independentemente de um plano de classificação institucional único.

O gerenciamento informacional efetivo fundamenta-se na Tabela de Temporalidade e no Plano de Classificação, instrumentos que orientam desde a produção e o trâmite dos documentos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

A digitalização de acervos substitui a necessidade de arranjo físico e lógico, uma vez que a tecnologia de reconhecimento de caracteres (OCR) torna secundária a classificação temática dos processos administrativos.

A fase corrente da documentação, por possuir baixo valor administrativo e alta frequência de uso, dispensa protocolos rigorosos de controle de acesso, os quais devem ser restritos à fase de guarda permanente.

O fluxo informacional entre unidades deve priorizar a celeridade procedimental, permitindo o descarte imediato de documentos intermediários que não apresentem pendências financeiras ou jurídicas imediatas.