O fecho ‘Atenciosamente’ deve ser usado como padrão em todas as comunicações expedidas pelo órgão, independentemente do nível hierárquico do destinatário, a fim de demonstrar a padronização do serviço público.

A redação oficial deve ser estritamente impessoal, o que significa que o texto não deve apresentar impressões pessoais do servidor, uma vez que ‘quem comunica’ é o serviço público e não a pessoa física do redator.

O uso de pronomes de tratamento, como ‘Vossa Senhoria’ ou ‘Vossa Excelência’, exige que os verbos e os pronomes possessivos que os acompanham sejam conjugados e flexionados na segunda pessoa.

Na redação de atas oficiais, buscando-se garantir a concisão e a economia de espaço, é recomendada a utilização frequente de abreviaturas para cargos e termos técnicos, bem como a anotação de valores e datas estritamente em algarismos numéricos.

Expressões consagradas pelo uso cotidiano, como ‘Vimos por meio deste’, são recomenda das no início das correspondências para manter o tom de cortesia e o respeito exigido entre os órgãos.