A documentação das não conformidades deve ser feita com linguagem formal, pois o termo de vistoria tem apenas valor orientativo.

Fotografias não podem ser utilizadas como evidência de irregularidades, mesmo com autorização da instituição.

O fiscal deve relatar apenas as irregularidades éticas, deixando as demais sob responsabilidade exclusiva da vigilância sanitária.

O relatório deve apresentar apenas os problemas resolvidos no momento da vistoria, não sendo necessário citar pendências.

As evidências e não conformidades devem ser registradas com clareza, objetividade e fundamentação legal, podendo ser acompanhadas de termo de notificação e orientações corretivas.