convém que as coleções biológicas gerenciem e armazenem os dados associados ao material biológico.

convém que catálogos eletrônicos sejam produzidos e baseados em informações autenticadas e validadas.

um conjunto mínimo de dados deve ser estabelecido para os registros de todas as linhagens do acervo.

para cada linhagem da coleção deve ser aplicado um identificador, cuja recomendação é de que o mesmo seja constituído pela combinação da sigla da coleção com a numeração interna. No caso de uma linhagem perder a viabilidade (inativada), o identificador da mesma pode ser utilizado para o registro de uma nova linhagem.

os registros devem ser preferencialmente computadorizados e é recomendável que os sejam duplicados ou cópias destes registros sejam mantidas em locais separados.