A numeração dos ofícios é facultativa e pode ser suprimida quando o documento se destinar a comunicações internas de baixa complexidade.

O registro e o controle da tramitação de documentos oficiais dispensam identificação do destinatário, desde que o assunto esteja claramente descrito no corpo do texto.

A identificação do signatário, o número do documento e o registro do assunto são elementos que contribuem para o controle e a rastreabilidade da tramitação dos expedientes oficiais.

A tramitação de documentos oficiais prescinde de registro formal quando realizada entre unidades de um mesmo órgão público.

O arquivamento dos documentos oficiais é uma etapa opcional do processo de tramitação, cabendo a cada unidade definir se adota ou não esse procedimento.