Documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, são de consulta frequente pela entidade que os produziu, a quem compete a sua administração.

Dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciados por programa específico.

Dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados de acordo com uma sequência lógica que permite o acesso a eles de forma direta, por meio de programas de aplicação.

Fichas ordenadas segundo critérios preestabelecidos, utilizadas para fins de controle e recuperação de documentos e informações.