A classificação é a definição do prazo de guarda e valor dos documentos.

A destinação é a organização dos documentos segundo plano de classificação.

A avaliação diz respeito à geração de documentos no âmbito das atividades institucionais.

A preservação é a adoção de medidas para garantir autenticidade e integridade do documento, bem como acesso continuo a ele.