Os dados e informações sigilosos constantes de documento produzido em meio eletrônico devem ser assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Devido à aplicação de modernas técnicas de preservação documental, a temperatura não é considerada um agente de deterioração de documentos de arquivo.

Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

Os originais de documentos públicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante autorização da direção do órgão.

Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico.

Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos.

Documentos com dimensões e rotações variáveis caracterizam o gênero documental iconográfico.

Os documentos com valor histórico devem ser recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua eliminação.

Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.

A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.