Um dos princípios que inspiram o instrumento de classificação é a estabilidade, que é obtida ao se basear o instrumento de classificação nas funções da instituição.

Os níveis de classificação de um fundo de arquivo, de acordo com a norma internacional de descrição arquivística, são os seguintes: seção, subseção, grupo, subgrupo e série.

De acordo com Schellenberg, o instrumento de classificação não deve ser elaborado a priori, sobre uma base especulativa, mas a posteriori.

A organização dos fundos documentais evoluiu, durante séculos, sem critérios de aplicação geral. Somente a partir do século XX, com a influência das correntes sistematizadoras, os fundos passaram a ser classificados de acordo com critérios ideológicos ou temáticos, fundamentados pelo princípio de respeito aos fundos.

A fixação do tipo documental permite o agrupamento e a hierarquização dos documentos, isto é, a classificação.

A análise documental é descrição arquivística e, também, identificação. A identificação é reconhecimento, e a descrição é representação.

O tipo documental é modelo que permite serem reconhecidos os documentos de iguais características, que são testemunhos de ação ou ato determinado.

Não se descreve o tipo documental, pois ele não é a unidade documental. No momento da identificação e da descrição, ele, o tipo documental, é uma característica de uma unidade documental.

O termo tipo, aplicado aos documentos de arquivo, tem, ao longo do tempo, três versões: tipo diplomático, tipo jurídico e tipo documental. O tipo diplomático se reconhece pela disposição das formalidades jurídico/administrativas exigidas na formalização do negócio ou assunto.

Tipo documental está ligado diretamente à forma e à unidade documental; forma é a configuração que apresenta um documento segundo os diferentes estados de transmissão.