“Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos – GED é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos”.

Em relação a algumas ferramentas possíveis para o uso de GED, coloque “V” nas opções Verdadeiras e “F” nas Falsas.

( ) Document Management.

( ) Document Imaging.

( ) Workflow Management.

( ) COLD.

( ) CRM.

( ) EDS.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

No processo dos métodos de arquivamento, o método geográfico se caracteriza por ser um sistema direto, em que a busca é feita diretamente no documento. É o preferido quando o principal elemento do documento é a procedência ou o local. Já no método numérico, uma das subdivisões é o

Tipologia documental “é o estudo que tem por objeto os tipos documentais, entendendo como configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de registro”. Observe os conceitos abaixo e preencha as lacunas:

“ é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.

“ é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado”.

“ é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Assinale a alternativa que completa CORRETAMENTE as lacunas dos conceitos acima.

Em relação à temporalidade do arquivamento dos documentos, pode ser de natureza: corrente, geral ou central, intermediário e permanente.

Identifique, abaixo, os anos que correspondem aos diferentes tipos de arquivos citados, em ordem sequencial:

“A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada à identificação dos valores primário e secundário dos documentos”.

A partir das diferentes idades do ciclo de vida dos documentos, numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Os arquivos podem ser classificados, segundo seu tipo, como

“A descrição documental pode ser considerada um procedimento arquivístico que permite a localização dos documentos existentes nos arquivos, através de instrumentos de pesquisa, como guias, inventários, índices, etc.”.

Manter arquivos físicos exige um cuidado especial para a gestão dessa atividade. Sobre isso, analise os itens abaixo:

I. Cuidados com o ambiente de armazenamento

II. Triagem inicial

III. Gêneros na organização de arquivos físicos

IV. Criação de um índice

V. Escolher um método de armazenamento exclusivamente numérico

VI. Atenção ao prazo de validade

VII. Não utilizar microfilmagem

Estão CORRETOS apenas

“Em arquivologia ou arquivística, fundo refere-se a um conjunto de documentos, independente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva no decurso das suas atividades e funções”. Os princípios fundamentais da arquivologia são: proveniência; respeito pela ordem original; organicidade; unicidade e indivisibilidade ou integridade.

Numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª, associando os conceitos aos respectivos princípios.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

“Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso a informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio”. A partir da organização de arquivos, é importante observar algumas etapas essenciais ao processo. São elas: Levantamento de dados; Planejamento; Definição do espaço físico; Verificação do tempo da guarda.

Neste último caso, a guarda deve ser considerada “histórica” para documentos

“Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio”.

Numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª em relação aos métodos de armazenamento.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.