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A questão desta prova baseiam-se em fragmentos textuais adaptados do artigo “Secretário executivo: o que você pode fazer de valioso para ser cobiçado pelo mercado de trabalho?”, escrito por Cláudia Brunelli Rêgo, secretária executiva e professora.
FRAGMENTO 4
GESTÃO LABORAL E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS/REUNIÕES
Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e eficaz é um desafio para os profissionais de secretariado executivo, pois uma de suas principais atividades é gerenciar o tempo e definir prioridades, favorecendo o exercício profissional do executivo a quem assessora.
Outra atividade tão importante quanto a primeira é a organização de arquivos (físicos e eletrônicos) e de reuniões, que reflete o conhecimento, a ordem, a responsabilidade e a criatividade do secretário. A essência da técnica de organizar arquivos está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar de a tecnologia da informação ter facilitado as tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de secretariado que saiba organizá-la e mantê-la disponível na melhor ordem possível. Quanto à organização de reuniões, é consensual que o sucesso de um evento começa pela análise criteriosa dos itens que a precedem, os quais, em geral, são verificados cuidadosamente pelo secretário executivo.
Disponível em: < http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
No tocante ao quesito “organização de reuniões”, analise as seguintes atribuições.
I Condução clara e objetiva da reunião, demonstrando aos participantes as metas a atingir.
II Verificação prévia da limpeza do local da reunião e da instalação de equipamentos adequados ao tipo de reunião a ser realizada.
III Envio de convite (ou convocação, se for o caso) por escrito aos participantes e solicitação de confirmação de presença.
IV Agendamento da data, do local, do horário e dos equipamentos necessários à reunião.
São atribuições do secretário executivo as expressas nos itens:
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Analise o comunicado abaixo para responder à questão.
Conselho Regional de Enfermagem do Rio Grande do Norte
COMUNICADO
Comunico que já se encontra na sede do Coren/RN os novos formulários para a atualização de cadastro do associado. Para efetuar a atualização cadastral, é necessário procurar a sede deste Conselho, situada na Avenida Romualdo Galvão nº 1008, no bairro de Tirol, nesta capital, no horário de 8:00 às 17:30hs, de segunda a sexta-feira. Informamos ainda que o prazo para a atualização do cadastro é de 06/02 a 09/03 do corrente ano.
Natal, 03 de fevereiro de 2012.
Ivonete Pereira da Sousa
Presidente
Presidente
Visando à adequação linguístico-textual do comunicado lido, é correto afirmar que
I o problema de concordância verbal no primeiro período, se corrigido, resultaria em [...] já se encontram na sede do Coren/RN os novos formulários [...]
II – a explicitação do horário de atendimento do Coren deve ser corrigida, ficando […] das 8h às 17h30 […].
III a não uniformidade de pessoa do discurso acarreta um problema a esse comunicado; todavia, isso seria corrigido se, na reescrita, houvesse a substituição de “Comunico” por Comunicamos (primeiro período do corpo do texto) OU de “Informamos” por Informo (último período).
IV a inserção de acento grave indicativo de crase na expressão de “de segunda a sexta-feira” é obrigatória, obedecendo ao mesmo padrão utilizado na informação sobre o horário de atendimento.
Estão corretas apenas as afirmativas:
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FRAGMENTO 2
POSTURA E APARÊNCIA
O secretário executivo é o cartão de visitas da organização. É a primeira pessoa com quem o cliente interno e o externo se deparam ao buscar contato com a empresa. Por postura, pode-se entender os itens relativos ao modo como se apresentar no ambiente de trabalho. Em primeiro lugar, é importante trajar-se de modo convencional e sóbrio, ou seja, estar bem vestido sem exagerar na elegância. Cuidado: vestir-se na última moda pode ser contraproducente. O ideal é não se descuidar da aparência.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
Assinale a afirmativa válida quanto ao fragmento em destaque.
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FRAGMENTO 3
BOM ATENDIMENTO E RECEPÇÃO
Na era da competitividade, o atendimento é o diferencial. Atender bem às pessoas não é simplesmente recepcioná-las dentro da organização, ser cordial ao telefone ou responder de imediato a um e-mail. Atender bem às pessoas é também poder antecipar-se às suas necessidades. Na condição de assessor e intermediador entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à organização, o secretário executivo deve colocar-se no lugar das pessoas que ali estão e tentar solucionar seus problemas. Para tanto, seguem algumas regras básicas:
• respeite as pessoas: é importante termos sempre em mente que o outro, assim como nós, tem muitas qualidades e defeitos, que cada um de nós possui sentimentos e que nos guiamos por escala de valores diferentes, por isso trate o outro como você gostaria de ser tratado;
• demonstre interesse: por mais diferentes que possamos ser, queremos que se interessem por nós e por nossos problemas;
• ouça com atenção: as pessoas precisam de tempo para falar sobre si mesmas, seus interesses e problemas. Portanto, precisamos ouvir com atenção, interesse e respeito (...)
Disponível em: <http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
Para atender bem, o secretário executivo deve observar alguns procedimentos importantes, tais como:
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FRAGMENTO 01
A profissão de secretário executivo, reconhecida através da Lei 7.377, de 30/09/1985, ganha importância a cada nova atribuição que é concedida a esse profissional. O rápido avanço tecnológico das últimas décadas exige do secretário uma constante busca de conhecimentos para tornar seu trabalho ágil, eficiente e eficaz.
O secretário deixou de ser somente apoio para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo, assim, às necessidades das organizações. O convívio direto com o executivo, dentro de uma grande organização, faz com que o secretário executivo adquira um nível de informação maior que outros escalões da estrutura empresarial. Começou-se a reconhecer e a valorizar o papel do secretário executivo quando ele passou a preparar materiais específicos para apresentações em reuniões internas e externas, nas quais o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pelo secretário executivo.
Hoje, os secretários executivos que são requisitados pelo mercado de trabalho buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo; fazem a intermediação entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à instituição; aplicam funções gerenciais; dão ênfase ao relacionamento com os clientes internos e os externos; apresentam habilidade para a comunicação e para o trabalho em equipe; resolvem problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; têm visão holística da organização; cultivam boas relações pessoais; preocupam-se em desenvolver a inteligência emocional; demonstram capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Nesse sentido, tornou-se um profissional com postura aberta a mudanças, que valoriza atitudes empreendedoras e que presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
No terceiro parágrafo, a autora lista algumas competências que devem ser desenvolvidas pelo profissional do secretariado executivo. Os traços identitários, característicos do secretário requisitado pelo mercado de trabalho atual, que se podem relacionar a essas competências são:
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FRAGMENTO 5
COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
Para desenvolver situações de comunicação eficaz no exercício da profissão, o secretário executivo deve
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FRAGMENTO 5
COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
Considere a situação hipotética abaixo explicitada e, em seguida, analise as afirmações sobre ela.
Secretária: - Coren, bom dia.
Interlocutor: - Bom dia. Por gentileza, eu gostaria de falar com o doutor Pedro Matias
Secretária: - No momento, o doutor Pedro não pode atender. Ele está em reunião com o staff. O senhor gostaria de deixar algum recado?
Interlocutor: - Não, obrigado. Aqui quem está falando é João Brito. Sou ex-funcionário do Coren e... Secretária: - Joãozinho! Querido! Quanto tempo, hein? Aqui é Mary Helena! Tudo bem com você, cara? O que você manda de novo?
I A mudança no nível de linguagem do diálogo transcrito é justificável pelo fato de os personagens se conhecerem, razão por que não há inadequação nessa mudança.
II Por estar no horário de trabalho, a secretária deveria ter mantido o tom formal, mesmo após a identificação do interlocutor.
III Quando atendeu ao telefone, a secretária não deveria ter especificado a atividade que o executivo estava desenvolvendo naquele momento. Isso é sigiloso; então, ela deveria ter esperado o interlocutor se identificar primeiro.
Está correto apenas o que se afirma em:
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FRAGMENTO 5
COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
Considere a situação hipotética abaixo:
Uma secretária executiva deixa sobre a mesa do executivo que assessora o seguinte bilhete.
Chefe,
O doutor Pontes ligou e disse que o documento daquele funcionário já está pronto, mas é necessário a sua assinatura. Ele disse também que estará telefonando mais tarde.
Mary Helena de Sousa
Analise as afirmações acerca do texto lido.
I O bilhete escrito por Mary Helena obedece às regras da norma culta.
II O texto escrito pela secretária apresenta ambiguidade no uso do pronome possessivo.
III O bilhete em análise está, provavelmente, inserido em um contexto partilhado pela secretária e pelo chefe dela; todavia, a comunicação eficaz exige a explicitação dos detalhes.
IV A concisão do texto escrito por essa secretária evidencia que ela está atenta à rapidez que o executivo deve dispensar a comunicações desse tipo.
Está correto o que se afirma apenas em
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FRAGMENTO 5
COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
A agilidade das demandas comunicacionais do século XXI motivou a implementação do “e-mail institucional” em praticamente todos os órgãos públicos e privados no Brasil e no mundo. Para refletir sobre o uso dessa ferramenta corporativa, analise a situação abaixo explicitada.
Pasta Atual: Entrada
Escrever Endereços Pastas Opções Procurar Ajuda Lista de Mensagens | Apagar | Anterior | Próxima |Encaminhar | Encaminhar como anexado | Responder |
Assunto: Convite palestra
De: "Mary Helena de Sousa " <maryhelena@coren.rn.br>
Data: Ter, Janeiro 17, 2012 9:48 am
Para: “Luiz Pontes” <luiz.pontes@coren.rn.br>
Data: Ter, Janeiro 17, 2012 9:48 am
Para: “Luiz Pontes” <luiz.pontes@coren.rn.br>
Dr. Pontes,
Venho por meio deste e-mail institucional, mui respeitosamente, convidar o senhor para dar uma palestra a TODOS os técnicos (os de nível superior e também os de nível médio) do Coren sobre as exigências dos setores jurídico e pessoal do Coren quanto à apresentação dos documentos necessários para a formalização de processos relativos a procedimentos legais deste concelho: contratação, marcação de férias, afastamento para viagem à serviço, afastamento por motivo de doença, entre outros, conforme listagem anexo.
Certa de que Vossa Senhoria vai atender a esse convite, o qual vem do Dr. Pedro, meu chefe, envio-lhe meus votos de estima e consideração, acompanhados de um forte abraço.
Mary Helena de Sousa
Secretária Executiva
Secretária Executiva
A respeito do e-mail institucional lido, analise as seguintes afirmações.
I Há, nesse e-mail, erros de ortografia, de concordância e de uso indevido do acento grave (indicativo de crase); porém, o maior problema dele é aproximar-se de um estilo não condizente com o de um e-mail institucional.
II No trecho “[...] dar uma palestra [...]”, a seleção do verbo “dar” se configura como um erro inaceitável de estilo em um texto que precisa ser formal. O único verbo adequado a essa situação seria “proferir”.
III Além de repetições desnecessárias da sigla “Coren”, Mary Helena não observou o uso adequado do pronome com que deveria tratar seu interlocutor.
IV O e-mail lido apresenta trechos completamente desnecessários, posto que vazios de informação. Por isso, eles deveriam ser excluídos, obtendo-se concisão.
Estão corretas as afirmativas:
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GESTÃO LABORAL E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS/REUNIÕES
Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e eficaz é um desafio para os profissionais de secretariado executivo, pois uma de suas principais atividades é gerenciar o tempo e definir prioridades, favorecendo o exercício profissional do executivo a quem assessora.
Outra atividade tão importante quanto a primeira é a organização de arquivos (físicos e eletrônicos) e de reuniões, que reflete o conhecimento, a ordem, a responsabilidade e a criatividade do secretário. A essência da técnica de organizar arquivos está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar de a tecnologia da informação ter facilitado as tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de secretariado que saiba organizá-la e mantê-la disponível na melhor ordem possível. Quanto à organização de reuniões, é consensual que o sucesso de um evento começa pela análise criteriosa dos itens que a precedem, os quais, em geral, são verificados cuidadosamente pelo secretário executivo.
Disponível em: < http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
Após tomar ciência da necessidade de criar uma apresentação no Microsoft Office PowerPoint 2003 para o chefe, o secretário executivo é avisado de que, no local do evento, não haverá uma pessoa para auxiliar, tampouco mouse sem fio para passar os slides. Em sendo assim, o secretário programa a transição automática dos slides com um tempo de dois minutos entre eles, em conformidade com orientação do executivo que comandará a reunião.
O procedimento correto para inserir o efeito de tempo automatizado entre os slides é:
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