Entre as técnicas secretariais, a técnica de documentação e arquivo está entre as de maior importância (BOND; OLIVEIRA, 2013b). Considerando as atividades de arquivo nas organizações, relacione suas funções às respectivas descrições.

1. Organizar

2. Classificar

3. Preservar

4. Facilitar consulta

( ) Constitui função de ordenação cronológica de determinado documento.

( ) Compreende a definição a que tipo de assunto um documento se refere.

( ) Indica função de agilidade referente às técnicas de documentação e de arquivo.

( ) Representa a guarda de um documento em segurança e à localização apropriada.

A sequência correta é

Preencha as lacunas, considerando a aplicabilidade dos tipos de reuniões.

A reunião ____________________, realizada via internet, utiliza de ferramentas de chat ou softwares de comunicação instantânea.De outro modo, a reunião ____________________ proporciona um ambiente no qual os participantes são vistos holograficamente. Já a reunião do tipo ____________________ é constituída por um grupo de pessoas que se reúne frente a frente. Nessa linha, têm-se as reuniões do tipo ____________________ e ____________________, realizadas por meio de dispositivos integrados ou não, com hardwares, softwares, equipamentos e soluções específicos, como Skype, internet e redes privativas. Ainda, a reunião ____________________, que é feita em qualquer lugar específico, seja interno ou, sobretudo, externo (MAIA; OLIVEIRA, 2015).

A sequência correta é

Tendo em vista o uso do relatório administrativo, discutido por Medeiros e Hernandes (2014), analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( )Representa a base de informações necessárias para a tomada de decisões adequadas.

( ) A importância de um relatório consiste em seu estilo ou forma, mais que em sua utilidade.

( )Pode ser uma simples carta ou memorando, ou uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela.

( )Constitui comunicação produzida pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores.

( )Objetiva prestar informações quanto à situação dos planos estabelecidos, dos projetos concebidos e das operações que devem ser realizadas ou já o foram.

A sequência correta é

“O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos” (BRASIL, 2002, p. 26, 27). Acerca de sua forma, estrutura e de seu valor documental, analise as seguintes afirmativas:

I- A certificação digital é um requisito para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, nos termos da legislação em vigor.

II- O emprego de linguagem incompatível com uma comunicação oficial deve ser evitado, conforme orientações sobre atos e comunicações oficiais.

III- O campo assunto constitui elemento de agilidade e de organização documental exclusiva do remetente, uma vez que o destinatário terá sua própria forma de organização.

IV- A mensagem que encaminha algum arquivo deve expressar o máximo de informações sobre seu conteúdo, mesmo considerando que o destinatário fará a leitura do mesmo.

V- O principal atrativo desse tipo de comunicação é a sua flexibilidade, ao mesmo tempo em que enfatiza a rigidez determinada para a redação oficial na administração pública.

As afirmativas corretas são