Caso um documento do conjunto ou série seja acidentalmente omitido no processo de microfilmagem, este deve ser imediatamente microfilmado e inserido, por meio de emenda, no filme original na sequência correta; no final do rolo, deve ser acrescentada imagem contendo relatório referente a tal procedimento.

A Constituição Federal de 1988 garante, exclusivamente ao cidadão nascido no Brasil, o acesso a toda e qualquer informação de seu interesse particular que conste em documentos pertencentes a órgãos públicos.

Documentos e informações que afetem o direito à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas poderão ser considerados sigilosos.

Compete unicamente à esfera federal legislar tanto sobre proteção quanto sobre responsabilidade por dano ao patrimônio histórico, cultural e artístico.

Compete à União, aos estados, ao Distrito Federal e aos municípios proteger os bens de valor histórico, artístico e cultural, entre eles, os documentos de arquivo, a fim de impedir a sua evasão, destruição ou descaracterização.

O cidadão que testemunhar ato lesivo ao patrimônio público ou ao patrimônio histórico e cultural deve apresentar denúncia ao Ministério Público da União, a única parte legítima para propor ação popular com o objetivo de anular o ato lesivo.

Além dos arquivos do Poder Executivo, do Legislativo e do Judiciário, também integram o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), mediante acordo ou ajuste com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os arquivos de pessoas físicas e jurídicas de direito privado.

Cabe ao Poder Judiciário determinar a exibição reservada de informações classificadas como sigilosas, sempre que forem indispensáveis à defesa de direito do cidadão ou ao esclarecimento de situação pessoal da parte interessada.

A eliminação de qualquer documento produzido por instituições públicas ou de caráter público pode ser realizada mediante determinação da autoridade máxima dessas instituições.

O direito de receber informações dos órgãos públicos é restrito, pois não se aplica àquelas cujo sigilo seja imprescindível para a segurança da sociedade e do Estado.