A unidade protocolizadora é a unidade básica de notação, armazenamento e descrição de documentos.

A movimentação de documentos, também conhecida como tramitação, pode ser definida como o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

A atividade de distribuição consiste na passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Os documentos particulares recebidos pelo protocolo de um órgão público ou de uma empresa não devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos aos destinatários.

Nos órgãos públicos, o protocolo é responsável pelo registro, pela expedição dos documentos e pela abertura de processos.

Os documentos são mantidos no arquivo corrente por causa de seu uso funcional, administrativo e jurídico e de sua tramitação legal.

Atualmente, com o aumento da complexidade das organizações, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.

Definido o fim da permanência do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente.

Os arquivos correntes podem ser sistematizados de maneira centralizada ou descentralizada.

Os documentos correntes são aqueles com baixa freqüência de uso, mas conservados devido ao seu alto valor primário.