Independentemente das circunstâncias constitucionais, legais, administrativas e históricas, há determinadas funções que necessitam da intervenção da instituição arquivística, tais como: inspeção de documentos correntes e intermediários das administrações públicas, avaliação de documentos e recolhimento de documentos aos arquivos públicos.

A gestão dos documentos vitais não faz parte do programa de gestão de documentos, mas do programa de difusão.

O fato de o conceito de gestão de documentos ter surgido nos Estados Unidos da América pode ser explicado pela herança multicultural norte-americana, pelo crescimento geométrico do volume documental e pelo progresso tecnológico e econômico daquele país.

Como a criação de documentos é de responsabilidade de cada órgão governamental, a instituição arquivística não deve envolver-se na preparação e implementação de regulamentos referentes à criação e manutenção dos documentos dentro dos órgãos.

Um dos níveis de aplicação de programas de gestão de documentos é o máximo, que inclui a adoção de programas básicos para elaboração e gestão de formulários, a elaboração de sistemas de arquivos correntes, a gestão de correspondência etc.

A fase de destinação do programa de gestão de documentos compreende a identificação e a descrição das séries documentais, o estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, o arquivamento intermediário e a eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

A implementação da gestão de documentos depende muito mais da relação do arquivista com o historiador do que com o administrador.

Em um arquivo, há dois níveis de informação: a informação contida no documento de arquivo, isoladamente, e a contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou.

O gerenciamento da informação é a articulação dos vários recursos informacionais da organização a partir da metodologia arquivística.

O fundo aberto é um conjunto documental que continua a receber registros documentais, como, por exemplo, os arquivos de uma secretaria municipal em atividade.