Na sociedade em que vivemos, deparamo-nos diariamente com inúmeros desafios de âmbito teórico e prático relacionado com a informação produzida pelo homem durante as suas atividades dentro de uma determinada organização. Ao longo dos tempos, o homem procurou formas de comunicar com os demais que o rodeavam, através de gestos, sons e outras técnicas que a natureza lhe oferecia. Mas foi precisamente por volta do ano 3000 a.C. que surgiu a escrita, fator importante para o processo informacional até os tempos atuais. Dessa forma, podemos ver que foi um longo processo até chegarmos à fase atual, em que a escrita, como forma de comunicação, ganhou espaço no mundo da arquivística. (Gestão e Organização de Documentos de Arquivos. webartigos.com.)
Contudo, para que os documentos de arquivo cumpram sua função social, administrativa, técnica, jurídica, cultural, dentre outras, é necessário que:

Observe a imagem a seguir:

(Escola de Polícia – arquivoestado.sp.gov.br.)
A imagem se refere a uma sala de aula da Escola da Polícia Civil do Estado de São Paulo, criada por lei, em 1924, e que só começou a operar, de fato, dez anos depois, com um regulamento, corpo docente e um diretor administrativo. A imagem pertence ao Arquivo Público do Estado de São Paulo. Por ser parte de um arquivo público, essa imagem

O que ocorre é que a palavra “documento histórico” era muito empregada desde o século XIX, quando os historiadores utilizavam como fontes de informação e como caminhos de análise, de modo muito mais preponderante, alguns tipos de textos como aqueles produzidos pelas instituições, pelos organismos do Estado e dos poderes constituído; ou, ainda, como as crônicas de época oficiais patrocinadas por estes mesmos poderes, entre outras possibilidades. Essa escolha de fontes era essencialmente orientada por um modelo específico de História Política que perdurou amplamente no primeiro século da historiografia científica. Por causa do amplo predomínio da produção textual no universo que os historiadores tomavam como o seu conjunto de fontes históricas – e também por causa da enfática ideia de prova que estes textos assumiam no trabalho dos historiadores – a designação “documento histórico” surgiu como uma tendência no vocabulário historiográfico, o que inclusive parecia aproximar do trabalho dos juristas o tipo de trabalho que os historiadores desenvolviam. A palavra documento é ela mesma resíduo de um tipo de História que se fazia em um período anterior. (Fonte: _Histricas._Jos_DAssuno_Barros_ANPUH-RJ_2019.pdf.)
A prática historiográfica foi mudando bastante, o universo de fontes possíveis aos historiadores foi se expandindo e expandiu-se, inclusive, o sentido da palavra “documento”. Nesse contexto, e na atualidade, o uso da expressão “fonte histórica”: