executar os serviços de microfilmagem aplicados aos arquivos.

Os filmes negativos oriundos do processo de microfilmagem devem ser arquivados, por segurança, em local distante do setor a que os documentos correspondam.

Com relação à forma de busca de documentos, o método geográfico de arquivamento é classificado como integrante do sistema direto.

As três fases básicas da gestão de documentos são produção, utilização e destinação dos documentos.

A frequência de uso constitui fator determinante tanto para a transferência quanto para o recolhimento dos documentos aos arquivos.

A difusão de um acervo permanente possui duas possibilidades de ação: a primeira apresenta políticas para o público externo; a segunda, trabalhando com os resultados da primeira, implementa melhorias no arquivo. As duas possibilidades ocorrem em vias de ação de mesmo sentido.

A sugestão de criação de modelos e formulários, o controle da criação de cópias e o controle de recebimento de documentos são atividades típicas da etapa de produção de documentos.

A criação de um plano de classificação que represente as atividades da instituição deve ocorrer em três etapas: identificação da procedência, do conteúdo e da tipologia dos documentos do acervo.

A transferência de documentos é um procedimento que altera o método de arquivamento utilizado, pois os documentos devem passar por uma reorganização.

Os documentos com valor secundário que perderam a vigência administrativa constituirem os conjuntos documentais de caráter permanente.