Os recursos de recuperação concernentes a um sistema de gerenciamento de documentos são essenciais ao seu funcionamento eficaz e servem para diferençá-los de outros sistemas de base de dados. Um número cada vez maior dos recursos de buscas, que antes eram exclusivos dos sistemas de gerenciamento de textos, encontra-se hoje em dia nos mecanismos de buscas na Internet e em sistemas de acesso público a bibliotecas.

A análise competitiva, a localização de clientes efetivos ou potenciais, a análise de estudo de atitude, as descrições de produtos e a análise de questionários referem-se à área administrativa de aplicação de sistemas de gerenciamento de documentos.

As redes de computadores buscam interligar vários equipamentos e sistemas informatizados. Uma das principais finalidades de uma rede é oferecer compatibilidade ponto a ponto, de modo que qualquer terminal ou sistema possa conectar-se com qualquer outro.

A união entre computadores e telecomunicações melhorou a tecnologia de ambas as áreas, passando a oferecer novos meios de comunicação e armazenamento de dados, como correio eletrônico, periódicos eletrônicos e videotexto.

De acordo com a natureza do sujeito que demanda a informação, os usuários naturais são pessoas que chegam livremente a uma biblioteca pública comunitária, por própria iniciativa.

São fatores concernentes aos administradores de informação, no serviço de referência, a cultura geral e o conhecimento do acervo; a capacidade de disposição para se comunicar; a capacidade para tomar decisões; a consciência de suas responsabilidades profissionais e a eficiência no serviço.

O papel do bibliotecário de referência é superar as dificuldades criadas pelo usuário, bem como os outros fatores envolvidos no processo de referência, para atingir a consecução de sua tarefa, que é prestar a informação requerida pelo usuário no menor prazo possível.

No âmbito das bibliotecas públicas, ponto de serviço significa uma unidade de serviço independente, que recebe e administra suas próprias verbas e contrata seu próprio pessoal, sem deixar de fazer parte do sistema de bibliotecas.

Os serviços de alerta de uma biblioteca abrangem o auxílio bibliográfico, a orientação ao usuário, o serviço referencial, os sumários correntes e a promoção de serviços especializados.