Os documentos de um órgão público extinto formam, até a data da extinção, um fundo fechado, com data inicial e final.

Para produzir um fundo de arquivo o órgão não precisa ter um chefe com poder de decisão.

Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, não podendo seus componentes ser separados, para constituir outros agrupamentos aleatoriamente.

O fator norteador da constituição do fundo de arquivo é o valor dos documentos: primário ou secundário.

Os princípios da proveniência e da ordem original são os dois princípios básicos do arranjo nos arquivos.

Os tipos documentais podem ser agrupados em três grandes categorias: secundários, testemunhais e probatórios.

A quantidade de tipos documentais está diretamente vinculada ao número de atividades desenvolvidas em uma organização pública ou privada.

Os gêneros documentais agrupam espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, como, por exemplo, os documentos audiovisuais.

A natureza e as particularidades dos diferentes suportes da informação exigem uma aplicação diferenciada de cada função arquivística.

Mesmo que o futuro aponte para uma Arquivologia sem papel e os suportes documentais sejam eletrônicos, as três idades documentais não desaparecerão.