O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) compreende um software particular ou determinado número de software integrados.

A classificação de documentos de arquivo leva em consideração três elementos: a ação a que os documentos se referem; a estrutura do órgão que produz e(ou) recebe os documentos e o assunto desses documentos.

O objetivo do processo de avaliação documental é a eliminação dos documentos sem valor primário ou secundário.

O princípio da ordem original é um desdobramento do princípio da preservação e tem como objetivo agrupar os documentos por assunto.

A espécie documental identifica que veículo serve como base jurídica consensualmente válida para que o conteúdo do documento se torne legítimo, fidedigno e confiável.

O recolhimento de documentos, uma das atividades da função aquisição, refere-se à passagem de documentos dos arquivos correntes aos arquivos intermediários e deve ser gerenciado por um plano de destinação.

Em um plano ou código de classificação, é necessário que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de subdivisões. Se a subdivisão primária for feita pelas funções, todas as unidades de classificação nesse nível deverão ser elaboradas por função.

O nível mínimo de um programa de gestão de documentos é identificado quando ocorrem a eliminação de documentos sem valor e o recolhimento de documentos históricos aos arquivos permanentes.

Os documentos de referência e informação devem ser organizados ou classificados por assunto.

O elemento história arquivística, que consta da Norma Brasileira de Descrição Arquivística, deve ser preenchido com informações referenciais sistematizadas sobre a história da produção e acumulação da unidade de descrição, bem como sobre sua custódia.