De acordo com a gestão de documentos, constitui tarefa do arquivista opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos a serem utilizados na organização onde ele desempenha suas atividades.

A atividades de expedição ocorrem na fase de destinação de documentos.

Na fase da destinação de um programa de gestão de documentos, ocorre a avaliação dos documentos.

A gestão de documentos institucionalizou-se, no Brasil, a partir de 1991, por meio da lei que aborda o tratamento de documentos públicos, visto que o tratamento dos documentos privados é regido por legislação aprovada no âmbito de cada instituição financiadora do acervo.

A elaboração de instrumentos de pesquisa relativos à descrição e à localização dos documentos no acervo está incluída na gestão de documentos.

Apenas as pessoas jurídicas de direito privado, mediante acordo ou ajuste com o órgão central, integram o SINAR, sendo vedada essa integração às pessoas físicas detentoras de arquivos.

As diretrizes de funcionamento do sistema nacional de arquivos (SINAR) são estabelecidas internamente.

A guarda e o acesso aos documentos de valor permanente é atribuição dos membros do SINAR.

Os membros do SINAR podem receber auxílio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) para a elaboração ou análise de planos e(ou) códigos de classificação de arquivos correntes.

A finalidade do SINAR é implementar a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.