Uma universidade recebe um pedido de acesso a documentos relacionados a processos administrativos disciplinares. O conjunto documental contém dados pessoais sensíveis, como informações de saúde e antecedentes funcionais. A autoridade de monitoramento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) na instituição consulta o arquivista para definir como proceder, considerando simultaneamente a Lei de Acesso à Informação (LAI) e a LGPD. Qual orientação está alinhada às exigências da LGPD aplicadas ao contexto arquivístico?

Uma instituição pública está revisando sua política de transparência ativa. O arquivista observa que muitos documentos essenciais – como relatórios de gestão, contratos, organogramas e dados orçamentários – não estão disponíveis no portal institucional. A direção solicita orientações sobre quais critérios devem ser considerados para ampliar a transparência ativa. Qual ação está alinhada aos princípios da transparência pública ativa?

Durante o diagnóstico de revisão da política de gestão arquivística de documentos digitais, o arquivista de uma instituição pública identificou que os documentos digitais são armazenados em servidores distintos, sem padronização de metadados, sem controle de versões e sem registro da cadeia de custódia. Além disso, não há procedimentos definidos para migração tecnológica ou verificação de integridade. Diante dessa situação, resolveu elaborar um plano que garanta a preservação de longo prazo e a autenticidade dos documentos digitais. Considerando gestão arquivística e preservação digital simultaneamente, qual das ações apresentadas a seguir deve ser adotada pelo arquivista?

Uma autarquia federal recebe um pedido de acesso a informações sobre contratos firmados nos últimos cinco anos. O setor responsável informa que parte dos documentos contém dados pessoais de servidores e de representantes de empresas contratadas. O gestor manifesta dúvida sobre como proceder, temendo violar a privacidade dos envolvidos. O arquivista é consultado para orientar a decisão, com base na legislação vigente e nos princípios arquivísticos. Qual orientação está alinhada à Lei de Acesso à Informação (LAI) e às boas práticas arquivísticas?

Durante a revisão do plano integrado de segurança de um arquivo permanente, o arquivista identificou que, embora existam controle ambiental e sistema de detecção de incêndio, ainda há vulnerabilidades a ser corrigidas. Considerando as melhores diretrizes de segurança de acervos e de gestão de riscos aplicados a instituições de memória, qual medida representa uma ação avançada e indispensável para elevar o nível de segurança do acervo?

Durante uma vistoria técnica ao arquivo permanente de uma instituição pública localizado em um edifício antigo, verificaram-se sinais de infestação por insetos, acúmulo de poeira, variações bruscas de temperatura e umidade, além de documentos armazenados diretamente no chão. A direção da instituição solicitou a elaboração de um plano de ação imediato para reduzir riscos e evitar danos progressivos ao acervo. Considerando os benefícios da conservação preventiva, que ações devem ser incluídas no referido plano?

Uma instituição pública está avaliando a adoção de um novo sistema eletrônico para gestão documental. Durante a análise, o arquivista destaca que o sistema deve garantir que documentos digitais permaneçam íntegros e utilizáveis ao longo de todo o seu ciclo de vida, independentemente de mudanças tecnológicas. Qual requisito é essencial para atender a essa necessidade?

Um arquivo permanente municipal está revisando seus instrumentos de pesquisa. O arquivista observa que há descrições de fundos e séries, mas não há registros sobre os produtores institucionais, suas competências, atribuições ou histórico administrativo. Para resolver essa lacuna, ele decide adotar uma norma internacional que trata especificamente da descrição de entidades produtoras. Qual norma deve ser utilizada?

Uma instituição de custódia de documentos está revisando seus instrumentos de pesquisa. Durante o processo, a equipe técnica identificou que algumas descrições foram elaboradas apenas no nível de item, sem referência ao fundo, às séries ou às subséries às quais pertencem. Levando-se em conta a descrição arquivística multinível, que ação é adequada para a correção do problema?

O Arquivo Permanente de uma universidade federal recebeu recentemente o acervo arquivístico de um departamento extinto. Durante o processamento técnico, o arquivista identificou que a ordem original foi parcialmente preservada, mas há séries documentais misturadas e documentos avulsos sem relação clara com as atividades do produtor. Para garantir a integridade do acervo, qual ação é adequada nesse contexto?