Na fase de implantação, há a necessidade de palestras e reuniões para informar as alterações nas rotinas de serviço. A implantação das normas elaboradas exige do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades.

Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução, possa cumprir seus objetivos, é indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

Após todos os dados coletados, deve-se analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

Ordens de serviço são determinações especiais dirigidas aos responsáveis por obras ou serviços públicos, contendo imposições de caráter administrativo ou especificações técnicas sobre o modo e a forma de sua realização.

Portaria é documento oficial de ato administrativo, baixado por autoridade pública e destinado a dar instruções ou fazer determinações, visando o estabelecimento de normas de serviço e procedimentos para o(s) órgão(s) e definindo situações funcionais e medidas de ordem disciplinar.

O memorando é a modalidade de comunicação interna entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

Ofício é documento oficial expedido exclusivamente por ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia e tratando de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e outras pessoas.

Workflow é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado.

No show é o não comparecimento de hóspede ou passageiro com reserva confirmada e não cancelada, dentro do prazo estipulado.

Follow up é uma pasta que poderá ser utilizada para coordenar a documentação e o assunto, constituindo um instrumento valioso para o secretário.