Definir e elaborar um calendário anual de eventos e definir os principais eventos que serão realizados são procedimentos que contribuem para melhorar a organização em uma instituição.

A escolha da data é um aspecto importante durante a organização de um evento. A data não deve coincidir com eventos similares ou da mesma natureza.

Transmitir convites por correio eletrônico (e-mail) é uma forma simplificada e eficiente de se comunicar com o público-alvo. Sua vantagem em relação ao convite com o uso de papel é que ele chega ao destinatário de forma instantânea e dispensa o envio com antecedência.

Em uma solenidade, a ordem dos discursos proferidos deve seguir o critério de hierarquia e iniciar pela autoridade ou convidado principal.

Em uma solenidade, os membros da mesa principal são convidados a tomarem seus lugares de acordo com sua ordem hierárquica invertida, ou seja, primeiro a autoridade de menor hierarquia e por último a autoridade mais importante.

Local e quantidade de convidados são variáveis que se interrelacionam constantemente durante a elaboração da lista de convidados dos eventos internos e externos à instituição.

Em relação aos eventos organizacionais, o planejamento está relacionado ao porte do evento, sendo imprescindível para aqueles que envolvem grande número de pessoas, e dispensável para os eventos menores.

Os eventos destinados aos funcionários têm sua organização facilitada e simplificada por não envolverem a imagem externa da instituição.

Os eventos fazem parte de um conjunto de estratégias de comunicação das organizações.

Além de comemorar datas importantes, os eventos podem ser utilizados para divulgar produtos e serviços da instituição ou para homenagear autoridades ou pessoas em destaque.