Cinco fatores são fundamentais para uma boa gestão de recursos materiais: qualidade do material, quantidade necessária, prazo de entrega, preço e condições de pagamento.

Mais recentemente, associam-se à administração de materiais os serviços a eles relacionados, como assistência técnica, seguros, distribuição regionalizada e reposição automática.

A informatização dos processos nas organizações vem modificando de forma relevante a administração de recursos materiais, os chamados ERP ou sistemas integrados de gestão, tem vinculado a entrada de insumos, seu armazenamento, novos produtos e distribuição à produção e venda de bens e obrigações fiscais disponibilizado no mesmo sistema.

Independente da tecnologia utilizada na administração de materiais, uma preocupação irrelevante é com a lisura nos processos de compra, pois apenas no setor público que problemas éticos podem acontecer nessa área. São dispensáveis as auditorias nos estoques e procedimentos de compra.

Integram o processo de administração de materiais as funções de compras e contratações de serviços, armazenamento e administração de estoques, distribuição e administração patrimonial.