Fixação é o valor total da despesa prevista na LOA e deve, em atendimento ao princípio do equilíbrio, ser igual à receita. Esse estágio da despesa é registrado na contabilidade por meio do documento denominado “Nota de Dotação (ND)”, automaticamente pelo Siaf (Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal).

A Secretaria do Tesouro Nacional (STN) considera, durante o exercício financeiro, a despesa pela sua liquidação. Entretanto, para fins de encerramento do exercício financeiro, toda despesa empenhada, e não anulada até 31 de Dezembro, será considerada despesa nas demonstrações contábeis.

Não existe despesa sem prévio empenho. Mesmo no caso do adiantamento, a despesa deve ser empenhada.

Os gastos com suprimentos de fundos serão contabilizados e incluídos nas contas do ordenador como despesa realizada. As restituições, por falta de aplicação total ou parcial, ou aplicação indevida, constituirão anulação de despesa, se recolhida no mesmo exercício, ou Receita Orçamentária, se recolhida após o encerramento do exercício.