as etiquetas de identificação devem permanecer junto aos bens em processo de desfazimento ou alienação e deverão ser arquivadas junto ao processo de baixa e o bem patrimonial.

ao assumir a responsabilidade por determinado setor o agente patrimonial, à vista do inventário de bens patrimoniais, procede a conferência virtual e econômica dos materiais sem a necessidade de periodicamente repetir a conferência.

a guarda e o zelo pelos bens móveis e imóveis, serão sempre de responsabilidade da unidade administrativa em que o bem estiver alocado. A baixa de bem patrimonial deve ser formalizada por telefone mediante as assinaturas, bem como do comunicado via e-mail de baixa, anexado ao laudo ou parecer técnico motivador da baixa.

é dever do setor de patrimônio manter arquivadas as vias originais dos documentos de Termos de Responsabilidade; Termo de Movimentação de Bens (Transferência, conserto e baixa); Laudo e relatórios específicos para baixa e/ou avaliação e reavaliação.

o setor de controle é dispensado da responsabilidade de manter arquivado cópia das Notas Fiscais dos Bens incorporados; Termo de Registro de Bens e Cópia do Empenho, visto que essa responsabilidade está a cargo do agente patrimonial e da unidade administrativa a qual o bem pertence.