Organização no ambiente de trabalho
Edson Ricardo Czarneski

Para trabalharmos bem, precisamos estar num ambiente agradável - limpo, organizado, de fácil acesso. Para tanto, precisamos usar os 5S. Veja como estas cinco palavras japonesas podem fazer a diferença em seu local de trabalho.

Dê uma olhada no seu local de trabalho - seja ele uma sala de escritório, uma oficina, um táxi, qualquer lugar - e se pergunte: é um lugar organizado? Devido à correria do dia a dia, não temos tempo para prestarmos atenção nisso. E por isso, em alguns casos, trabalhamos num lugar desorganizado.

Tem gente que acha que esse tipo de ambiente indica que os funcionários trabalham bastante, não tendo tempo para cuidar dessas coisas. Mas podemos continuar produzindo o suficiente e, ao mesmo tempo, cuidar do nosso local de trabalho.

A primeira coisa que devemos ter em mente é que a organização é importante. Afeta até mesmo o nosso rendimento no serviço. Quando estamos num lugar organizado, trabalhamos mais animados. Se precisamos procurar alguma coisa como uma ferramenta ou uma nota fiscal, achamos com muito mais facilidade. Agora, se temos problema com a organização, existem algumas ferramentas que podem nos ajudar. Uma destas ferramentas é o 5S - uma metodologia japonesa para organização de qualquer ambiente. O que significam os 5S? São palavras que, transliteradas para o nosso idioma, começam com a letra S. São elas: Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu e Shitsuke. Vamos falar um pouco sobre cada uma delas:

Seiri - senso de utilização - verifica o que é realmente necessário no ambiente de trabalho (ferramentas, materiais, papéis etc). O que não está sendo usado é guardado ou descartado. Esse processo diminui os obstáculos à produtividade no trabalho.

Seiton - senso de ordenação - enfoca a necessidade de um espaço organizado (quadro de ferramentas, arquivo de documentos etc). Dispomos os materiais de que precisamos no nosso serviço de maneira a melhorar o fluxo do nosso trabalho e eliminando movimentos desnecessários.

Seisõ - senso de limpeza - a limpeza é uma necessidade diária de qualquer ambiente. Geralmente, em escritórios existe uma equipe que faz a limpeza. Mesmo assim, podemos ajudar jogando o lixo fora, por exemplo. Existem ambientes, como as oficinas por exemplo, onde os funcionários devem fazer essa limpeza. No final do expediente, pode-se tomar alguns minutos para executar a organização.

Seiketsu - senso de saúde - esse senso pode parecer um tanto metódico, mas é importante. Basicamente, ele padroniza as práticas do trabalho, como manter os materiais juntos, canetas com canetas, livros com livros e assim por diante. Favorece a saúde física, mental e ambiental.

Shitsuke - senso de autodisciplina - quando implantamos os quatro S considerados, aplicamos este quinto S para fazer a manutenção e manter a ordem em nosso ambiente de trabalho. É um tanto difícil, pois é necessário fazer com que os funcionários mantenham a ordem no local de trabalho. Devem seguir regras como "usou, guarde", "sujou, limpe". Como eu disse, não é fácil, mas é importante tentar.

Algumas empresas fazem, periodicamente, inspeções nos departamentos para a verificação da organização. Pode se nomear alguns funcionários para fazer essas inspeções de tempos em tempos. O objetivo é fazer uma manutenção dos 5S, ajudar na aplicação dos princípios por parte dos funcionários. Se você nota que sua empresa está com problemas de organização, que tal aplicar os 5S? É fácil, prático e o melhor: aumenta a produtividade dos funcionários! É o que toda empresa quer.

http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/5s-a-organizacao-no-ambiente-de-trabalho/38730/- - adaptado.