Os valores das retenções são previamente calculados e anotados nos documentos fiscais e o registro da retenção na contabilidade far-se-á no momento do pagamento, se esse ocorrer via crédito bancário no mesmo banco onde a unidade possui domicílio bancário.

A retenção de tributos de fornecedores optantes pelo simples ensejará a emissão imediata de certidão de retenção para efeito de compensação.

As alíquotas para a retenção de tributos são informadas pelos fornecedores de bens e serviços por ocasião da retirada da Nota de Empenho e a retenção efetuada na liquidação da despesa.

A retenção de tributos e contribuições, tais como Imposto de Renda e Contribuição da Previdência Social, pode ser realizada no ato da liquidação da despesa, constituindo-se um passivo na unidade gestora que é baixado no ato do recolhimento.

A retenção de tributos no fornecimento de bens e serviços está condicionada à autorização prévia do fornecedor e por essa razão registram-se em contas do compensado da unidade gestora os valores que seriam retidos.