O processo administrativo tributário ocorre quando o ente federado, sujeito ativo da obrigação tributária se vale da via administrativa para questionar alguma exigência fiscal para ele considerada ilegal ou indevida.

O processo administrativo fiscal federal possui fases: instauração; intimação; defesa(impugnação); julgamento e recursos.

Na instauração, o processo administrativo fiscal federal inicia-se com o primeiro ato de ofício, escrito, praticado por servidor (fiscal), cientificando o sujeito passivo da obrigação tributária ou seu preposto; a apreensão de mercadorias, documentos ou livros; ou o começo de despacho aduaneiro de mercadoria importada.

Na intimação, o sujeito passivo da obrigação tributária deverá ser intimado do auto de infração ou da notificação de lançamento, bem como dos atos praticados pela Administração Pública.

Na defesa, a reclamação ou impugnação deverá ser apresentada por escrito, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da data da intimação do auto de infração ou da notificação do lançamento.