Não basta a equipe de manutenção efetuar um conserto no equipamento; será necessário também conhecer seu nível de importância, seu histórico, a que grupo ou família pertence, sua vida útil, enfim, tudo o que se refira ao equipamento e que possa subsidiar o serviço de manutenção.

Será imperativo que os técnicos de manutenção participem sempre de treinamentos, principalmente quando novos equipamentos forem adquiridos, e que conheçam os termos médicos para entender e se fazer entender.

Para elaboração de relatórios anuais de manutenção, o conhecimento do valor atualizado de aquisição dos equipamentos não é relevante para a chefia das unidades de saúde.

Antes de definir os recursos materiais, humanos e financeiros, o responsável pelo grupo de manutenção, deve elaborar um inventário dos equipamentos médico-hospitalares, de apoio e de infraestrutura existentes no hospital.

A criação de um sistema de codificação auxilia a manutenção a identificar o serviço ao qual o equipamento pertence, o número de equipamentos de um determinado tipo existente na unidade, data da compra, a quantidade e o tipo de equipamentos, e assim por diante. Por exemplo, o equipamento para ventilação adquirido em 1994, pertencente ao Centro Cirúrgico codificado, como: CC-VT0394.