A etapa da definição das necessidades clínicas, a avaliação das condições ambientais e o levantamento dos equipamentos existentes no mercado são relativos à obtenção de informações e é de fundamental importância para a determinação do equipamento que melhor atende às necessidades.

A etapa da negociação será importante para definir o equipamento, incluindo especificar o equipamento, solicitar as propostas, avaliar as propostas e equipamentos, escolher o fornecedor, emitir o contrato, receber o equipamento e instalá-lo.

Caso seja uma substituição, as etapas de especificação do equipamento e solicitação de propostas podem ser evitadas, desde que já tenham sido executadas quando adquiriram o equipamento que está sendo substituído.

A etapa de avaliação de propostas e orçamentos, pode levar o processo para o estágio inicial, quando nenhuma das propostas atende às necessidades da instituição, ou os recursos disponíveis para a aquisição não são suficientes.

O resultado das análises de diferentes etapas para a aquisição de equipamentos, será uma lista de exigências clínicas, fornecendo subsídios para a decisão de como será efetuada a compra de duas formas: compra direta ou contrato de compra, sendo a primeira forma ideal para empresas públicas.