Transferência é uma modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre esses e outros, integrantes de qualquer dos demais Poderes da União.

Se um departamento foi criado em determinado órgão público federal, e os equipamentos de informática do órgão foram redimensionados de modo a suprirem o novo departamento, nesse caso, esse processo de redistribuição de bens entre os departamentos de um órgão público denomina-se cessão.

O material é tido como ocioso quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado, dada a sua defasagem tecnológica. Assim, uma máquina de datilografia é certamente ociosa em comparação à realidade dos computadores de última geração.

Considere que a Receita Federal tenha apreendido variados equipamentos de informática que foram posteriormente doados para instituições de caridade que mantinham escolas para crianças em situação de risco social. Nesse caso, a entrega desses equipamentos é caracteristicamente uma alienação.

Um material é considerado como antieconômico quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.