Trata-se do inventário de documentos de uma instituição, instrumento de gestão que tem por objetivo indicar os prazos de guarda e destinação dos documentos.

Balancete de material, balanço de material, lista de material, comunicado de fornecimento, pedido de aquisição e certificado de garantia são indicativos de gêneros documentais.

Os prazos de guarda são fundamentados principalmente pela disponibilidade de espaço físico e pelas demandas administrativas para permanência na instituição produtora ou na unidade com atribuições de arquivo.

O conceito vigência na instituição produtora refere-se ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz os efeitos administrativos e históricos, cumprindo e ultrapassando as finalidades que determinaram sua produção.

O prazo de guarda é baseado em legislação específica ou demanda administrativa da série documental, sendo indicado como o tempo de permanência na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo.