As notas fiscais e as faturas dos fornecedores devem ser encaminhadas / recebidas pelo setor de contas a pagar.

A desembalagem dos bens recebidos e a verificação das quantidades, das condições do material e do pedido de compra estão implícitas na atividade de recebimento.

Quando ocorre uma devolução ao fornecedor no todo ou em parte, o setor de registro providenciará essa devolução, devendo uma cópia da nota fiscal ser enviada ao setor de estoques para o ajustamento da fatura e a devida contabilização.

Os registros geralmente são usados para manter um sistema de inventário contínuo e para manter um controle apropriado das entregas de materiais, e os lançamentos nas fichas de registro são feitos por meio dos pedidos de compras, relatórios de recebimentos e inspeção, requisições (para consumo) e devoluções de requisições.